费用管理概述
匠员外系统的费用管理,分管理费用和 工程费用;
项目发生的,如伙食费、运输费、零星材料费用等,作为工程费用,计入该项目的工程成本;公司发生且不能具体区分为哪个项目的,如公司管理人员工资、房租水电费等,则计入公司管理费用。
费用管理相关的管理痛点
1、费用报销流程不规范,大额费用,事先没有申请,随意性强,费用容易失控 ;
2、费用报销制度不健全,费用报销范围、额度、审批制度不明确,容易造成混乱;
3、费用分类不科学,核算不规范,不便同类费用对比分析和费用决策控制;
4、费用报销时,不及时冲销前期个人借款,个人往来长期挂账容易形成坏账损失;
费用管理的应用场景
费用管理的应用场景,是根据工程行业普遍特征,梳理出规范的费用管理流程,帮助用户建立完整的费用控制体系。
费用管理模块含费用申请、费用报销、日常支出、个人往来支出、发包生活费代发放、垫付单等业务单据及费用明细表、汇总表、费用月度分析表、成本月度分析表、分包生活费明细表、汇总表等业务报表。
结合具体单据,简单介绍一下每张单据的应用场景、应用价值
01 费用申请
费用申请的应用场景,是加强大额费用的过程管理,强调大额费用须事前申请
费用申请的应用价值,是事先大额费用的合理性、必要性进行具体分析,防止不必要的浪费,强化费用事前管理
02 费用报销
费用报销单的应用场景,是管理项目大额费用的报销业务
费用报销单的应用价值,是对拟报销费用进行定性、定量审核,防止费用失控
费用定性审核是确定该笔费用能不能报;定量审核确定报销多少
03 个人往来支出
个人往来支出的应用场景,是管理与个人借款相关的报销业务
在处理与个人借款相关的借款单、报销单、垫付单、工资单等业务时,财务人员在支付前需对个人借款进行核销,按差额支付报销款项
个人往来支出单的应用价值,是规范处理并及时核算个人费用报销、个人借款业务,并同步至财务
04 日常支出
日常支出单的应用场景是处理零星费用的报销业务
零星费用的随机性比较强、金额较小,不需要事前申请,发生后直接报销
大额费用事先申请体现系统管理的规范性,零星费用直接报销体现系统的灵活性
05 分包生活费代发放
分包生活费代发放单据的应用场景是处理业主或总包单位代发下游分包队伍生活费业务
分包生活费代发放主要分为:
1、业主或总包代公司发放下游分包队伍生活费
2、业主或总包单位代公司发放生活费
3、公司代下游劳务队伍发放生活费
分包生活费代发放的应用价值,是同步处理上下游合作单位的应收、应付业务,确保数据真实、完整、可靠
06 垫付单
垫付单的应用场景是项目施工人员代垫供应商费用
当发生垫付业务时,需及时录入垫付单,便于财务从应付该供应商账款中扣除
垫付单的应用价值,是及时处理个人垫付款与应付账款业务,确保个人借款与应付账款金额真实、完整
费用管理模块应用价值
费用管理的特点
项目上的费用一是发生比较频繁,二是费用类型比较庞杂,三是随时随地发生,随机性强。为了管好管住,必须强化制度管理、流程管理。
应用价值
匠员外系统为项目的费用管理供了一个精细化的管理工具:日常费用随时发生随时报销、大额费用先申请后报销,既体现日常费用报销程序的灵活性,又强调大额费用管控的规范化要求,确保费用管理繁而不乱及数据的及时、准确、真实、完整;
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